Die Dokumentation wurde Anfang der achtziger Jahre von Karl und Annelore Schlösser noch auf Schreibmaschine erstellt. Im Zuge des Aufkommens von PCs übernahm es ihr Sohn Werner Schlösser, die gesamte Dokumentation digital zu erfassen und auf Diskette zu sichern. Dies geschah auf einem Apple II-Rechner. Apple hatte zu dieser Zeit ein Hardware-Verfahren zu Speicherung auf Disketten entwickelt, das aber letztlich nur auf Computern dieses Herstellers verwendet wurde.
Als seit 1999/2000 von Seiten des Stadtarchivs Worms Bemühungen um eine Sicherung bzw. Wiederherstellung begonnen wurden, versuchte man, die Dokumentation bzw. die ihr zugrundeliegenden Daten zu sichern und zu konvertieren. Es konnte nach einigen Mühen eine entsprechende Hard- und Software ausfindig gemacht werden, um die noch vorhandenen Disketten zu lesen und in ASCII-Text zu konvertieren. Dabei ergab es sich allerdings, das ca. die Hälfte der Disketten altersbedingt nicht mehr zu lesen und trotz Sicherungskopien 48% der Familienbiographien, sowie die gesamten Namens- und Totenlisten nicht mehr zu retten waren.
Die noch vorhandenen Daten wurden auf eine einheitliche, leicht zu bearbeitende Textstruktur konvertiert. Die Loseblatt-Version der Dokumentation des Stadtarchivs Worms wurde verwendet, um die fehlenden Listen und Familienbiographien einzuscannen und mit dem OCR-Programm OmniPage Pro in Textform umzuwandeln. Danach wurden die vervollständigten Datenbestände in im Mircrosoft-Word-Format abgespeichert, um zunächst eine einheitliche Datengrundlage zu schaffen. Frau Annelore Schlösser, die maßgeblich am Aufbau der Dokumentation beteiligt war, übernahm die Aufgabe, die Datenbestände zu revidieren, aktualisieren und gleichzeitig auch Korrektur zu lesen.
Um die Daten für die zukünftig Interessierten zu bewahren, wurden die Daten in mehreren Formaten kopiert und abgespeichert, in der Hoffnung, dass mindestens eines davon auch in fernerer Zukunft lesbar sein möge.
Diese sind: ASCII-Text, ein reines Textformat basierend auf dem Zeichenstandard ASCII (American Standard Code for Information Interchange), das schon seit 1966 existiert.
Als layout-orientiertes Format wurde PDF (Portable Document Format) der Firma Adobe gewählt, welches auf dem von selbiger Firma entwickelten und systemübergreifend standardisierten Postscript-Format basiert. Hier ist der Stadt Worms zu danken, welche die entsprechenden Programme zur Verfügung gestellt hat.
Die Nutzeroberfläche wurde auf Basis von HTML (Hypertext Markup Language) realisiert, da dieses derzeit von jedem Browser interpretierbar ist und damit auf allen gängigen Betriebssystemen verwendet wird. Auch hier wurde darauf geachtet, ein Format zu verwenden, welches dem Regel-Standard entspricht und nicht einen Browser-Typus bevorzugt, wie es zur Zeit leider bei viele Internet-Seiten üblich ist. 2012 wurden die Inhalte der CD-ROM im Internet eingestellt.
Zur Person:
Dorothea Spille wurde 1974 in Worms geboren. Nach dem Abitur am Gauß-Gymnasium in Worms und einem Au-Pair-Aufenthalt in St. Albans, absolvierte sie eine Ausbildung als Dokumentationsassistentin im Südwestfunk (heute Südwestrundfunk) in Mainz. Nach der Ausbildung studierte sie Telekommunikation an der Fachhochschule Worms.